W toku prac nad nowelizacją Kodeksu pracy Senat zgłosił poprawki do ustawy uchwalonej 1 grudnia 2022r., która przede wszystkim ureguluje zasady wykonywania pracy zdalnej. Senat zaproponował:
- zwiększenie wieku dziecka z 4 lat do 10 wychowywanego przez pracownika, którego wniosek o pracę zdalną pracodawca byłby obowiązany uwzględnić,
- rozszerzenie kręgu podmiotów, na których wniosek pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną o: pracownika posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności
- zwiększenie maksymalnego wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej z 24 do 30 dni
- wydłużenie vacatio legis dla przepisów o pracy zdalnej z 2 miesięcy do 3 miesięcy.
Nowa ustawa w zakresie wykonywania pracy zdalnej nakłada na pracodawców wiele obowiązków. Są nimi:
1) konieczność uregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej:
a) w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami;
b) w regulaminie, jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia;
c) jeżeli nie zostało zawarte porozumienie ani nie został wydany regulamin pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy albo porozumieniu zawartym z pracownikiem;
2) określenie w porozumieniu albo regulaminie:
- grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów świadczenia pracy w formie zdalnej;
- zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
- zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
- zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
- zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
3) pracodawca będzie musiał uaktualnić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie;
4) przeprowadzić oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną oraz opracowanie na jej podstawie informacji zawierającej: a) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii; b) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej; c) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej; d) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.
5) zapewnić materiały i narzędzi pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
6) zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
7) sporządzić i przechowywać stosowną dokumentację w postaci podpisanych oświadczeń pracowników o:
- posiadaniu warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej,
- zapoznaniu się z zasadami ochrony danych osobowych poza miejscem pracy i zobowiązaniu się do ich przestrzegania,
- zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy, którą pracodawca jest obowiązany sporządzić i przedstawić pracownikowi oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania.
Koszty pracy zdalnej
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej oraz zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Ponadto pracodawca może pokryć inne koszty, jeżeli są one bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej oraz taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (lub w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem).
Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania techniczne.
W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługiwać będzie ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Obowiązek pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych oraz innych kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności:
- normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
- ich udokumentowane ceny rynkowe oraz
- ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału,
- a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Nowe przepisy nie eliminują dotychczasowych problemów z obliczaniem ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu wykorzystywania przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy a także energii elektrycznej i Internetu (przy wykonywaniu telepracy i pracy zdalnej).
Termin wejścia w życie
Przepisy o pracy zdalnej wchodzą w życie w terminie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy (przepisy o pracy zdalnej stanowią jedno z odstępstw od 14 dni). Senat wniósł w poprawkach o wydłużenie do trzech miesięcy. Sejm jednak odrzucił poprawki Senatu. Aktualnie ustawa oczekuje na podpis Prezydenta RP.
Dla wielu pracodawców termin dwóch miesięcy na przygotowanie pełnej dokumentacji oraz dokonanie ustaleń ze związkami zawodowymi zmierzającymi do zawarcia stosownego porozumienia określającego zasady wykonywania pracy zdalnej może okazać się za krótki. Nadal wyzwaniem pozostanie określenie zasad zwrotu kosztów pracy zdalnej oraz kwestie BHP. Zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych muszą zostać określone przez pracodawcę (porozumienie lub regulamin), w tym zasady kontroli ich przestrzegania i będą nadal nasuwać się wątpliwości co do ich zasadności (zapewnienie prywatności pracownika i pozostałych domowników i sposobu egzekwowania). Nowelizacja co prawda zwalnia pracodawcę z pewnych obowiązków związanych z bhp np. dbania o higieniczny i bezpieczny stan pomieszczeń. Będzie o te kwestie musiał zadbać pracownik z uwzględnieniem wskazówek udzielonych przez pracodawcę. W praktyce trudnością jednak może okazać się egzekwowanie zaleceń pracodawcy. Weryfikacja, czy pomieszczenia, w których pracę zdalną wykonuje pracownik w miejscu swojego zamieszkania będzie również w praktyce bardzo utrudniona, nie wspominając o wdrażaniu zaleceń pracodawcy, jeśli niezgodności zostaną ujawnione.
Renata Bugiel
Adwokat
