Do dnia 24 września br pracodawcy powinni wdrożyć odpowiednie procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz udostępnić odpowiednie kanały ich przyjmowania. O ustawie o ochronie sygnalistów, przyjętych rozwiązaniach i nowych obowiązkach pracodawców pisaliśmy TUTAJ.
Czy pracodawcy mają obowiązek przyjmowania zgłoszeń anonimowych i jakie ryzyka wiążą się z takimi zgłoszeniami?
Dyrektywa o sygnalistach upoważniła państwa członkowskie do podjęcia decyzji, czy podmioty prawne oraz organy publiczne mają być zobowiązane do przyjmowania anonimowych zgłoszeń od sygnalistów, czy też nie. Ustawa o ochronie sygnalistów pozostawia dowolność pracodawcom. Nie nakłada obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Pracodawcy mają jedynie obowiązek określenia w procedurze wprost czy umożliwiają dokonywanie zgłoszeń w formie anonimowej czy nie. W przypadku pozytywnego podejścia, procedura musi określać tryb postępowania z informacjami o naruszeniach zgłoszonych anonimowo.
Zgłoszenia anonimowe wiążą się z ryzykiem nadużyć, przede wszystkim ryzykiem zgłaszania fałszywych oskarżeń. Anonimowość może stanowić przeszkodę w uzyskaniu dodatkowych wyjaśnień, aby dokładnie zbadać zgłoszenie i podjąć odpowiednie działania. Warto te ryzyka odpowiednio i w miarę możliwości zaadresować w procedurze, zwłaszcza w odniesieniu do wstępnego etapu weryfikacji zgłoszenia.
Niezależnie od tego jaką decyzję podejmie przedsiębiorca bądź organ odnośnie zgłoszeń anonimowych i ich procesowania lub nie w trybie określonym ustawą o ochronie sygnalistów, zgłoszenia te mogą być źródłem ważnych informacji o funkcjonowaniu podmiotu. Warto w takich sytuacjach w miarę możliwości wyjaśniać takie zgłoszenia nawet, jeśli nie są objęte wdrożoną procedurą whistleblowingową. Będzie to element budowania zaufania do firmy i ograniczania ryzyka utraty reputacji. Istotne jest bowiem dla każdego przedsiębiorcy, aby wszelkie nieprawidłowości były zgłaszane na wczesnym etapie, nawet anonimowo, co pozwala wdrożyć odpowiednie środki zaradcze i zminimalizować ryzyka prawne.
Środki minimalizujące ryzyko nadużyć przy zgłoszeniach anonimowych to przykładowo wdrożenie procedury określającej środki podejmowane w celu oceny wiarygodności zgłoszenia przed rozpoczęciem pełnego dochodzenia oraz zachęcanie do jawnych zgłoszeń w ramach wdrożonych kanałów przyjmowania zgłoszeń gwarantujących poufność.
Autor:
adwokat, partner
